Отдел продаж
Для звонков по РФ
Тайм-менеджмент командной работы — не просто красивое выражение из лексикона кадрового специалиста, а важный компонент многих рабочих процессов. Об одном из основных инструментов эффективности командной работы расскажем в этой статье.
Подбор эффективных команд и развитие персонала, координация взаимодействия разных отделов и организация мероприятий — все эти виды деятельности специалистов по управлению персоналом непосредственно связаны как с необходимостью работать в команде, так и с пониманием принципов организации командного взаимодействия. Одним из таких принципов, обеспечивающих слаженность и эффективность командной работы, является навык управления рабочим временем или тайм-менеджмент.
Впрочем, эффективное управление рабочим временем команды — задача отнюдь не только для кадрового специалиста. В наше время грамотная организация командной работы стала необходимой во множестве направлений — ИТ, медицина, строительство, архитектура, маркетинг, образовательная сфера, и это только то, что можно перечислить, что называется, «навскидку».
При этом кадровым специалистам и руководителям проектов следует не забывать об «оборотной стороне», то есть сложностях, которые неизбежно возникают при организации командного взаимодействия. Самая большая сложность — когда различия в мнениях и личностных качествах приводят к конфликтам между членами команды. Другой «подводный камень» появляется, когда групповая работа провоцирует снижение личной ответственности — если ответственны все вместе, значит никто в отдельности.
Наиболее типичная сложность — координация деятельности членов команды и достижение общей слаженности работы. Вот здесь на авансцену выходит тайм-менеджер.
В 70-х этот слоган висел в кабинетах японских менеджеров, выполненный красивой каллиграфией, хотя был по сути переводом с английского. Скорее всего, но и сейчас там висит, поскольку в нём выражена основная идея тайм-менеджмента.
У каждого проекта есть временные рамки, задержки и простои никому не нужны. Но так же никому не нужен некачественный результат, даже если вы уложились точно в срок. Качество работы имеет первостепенное значение.
Поэтому грамотный тайм-менеджмент подразумевает не только установку дедлайнов, но и определение контрольных точек, распределения нагрузки и других параметров. И также важно понимать, что командный тайм-менеджмент отличается от индивидуального, хотя у них есть кое-что схожее.
Сроки выполнения задач не должны устанавливаться «с потолка» или основываться на чьём-то личном мнении. Используйте различные методы и инструменты чёткого вычисления времени, которое требуется сотрудникам для выполнения той или иной задачи. Объективные данные помогут вам устанавливать реалистичные правила для рабочего процесса — а это первый залог успеха и доверия команды к своему лидеру. Кроме того, фактические замеры позволят также проводить оптимизацию этих процессов.
Например, руководитель отдела может выяснить, что ежедневные общие планёрки съедают рабочее время, поскольку на них должны присутствовать все сотрудники, хотя обсуждаемые вопросы касаются лишь некоторых. Соответственно, можно оптимизировать проведение планёрок, сделав их более специализированными.
Эффективный тайм-менеджмент — это прежде всего ясность. Члены команды должны знать общие правила работы, индивидуальные цели каждой поставленной задачи и сроки каждого этапа работы. К тому же, у членов команды должны быть средства, чтобы:
Конечно, менеджеры по-прежнему должны участвовать в контроле за выполнением задач, но это не повод для микроменеджмента (так называемого «ручного управления»).
Кроме того, важно, чтобы все члены команды были в курсе текущих дел и сами размещали информацию о ходе работы. Для слаженной работы команде нужно средство визуализации рабочего процесса — инструмент совместной работы со встроенным представлением рабочей нагрузки. Менеджер может видеть прогресс выполнения задач, назначенных членам команды, что позволяет избегать перегрузок и эффективно распределять задачи. Также менеджеру не понадобится постоянно запрашивать от сотрудников обновления отчётов о работе.
Важно, чтобы сотрудники хорошо понимали, какие задачи имеют приоритет и выстраивали иерархию или очередь рабочих задач. Коллеги должны иметь возможность отодвинуть второстепенные, не срочные задачи в конец очереди или даже обратиться к руководителю с просьбой убрать их из личного графика, если они мешают сосредоточиться на критически важной работе.
Для этого, конечно же, нужна соответствующая культура рабочих взаимоотношений. Вот несколько советов, что для этого нужно:
Регулярные встречи для сверки позволяют вам оценивать прогресс и дают коллегам возможность задавать и обсуждать актуальные вопросы. Проводите встречи в обстановке наименьшего формализма, чтобы члены команды чувствовали, что могут без опаски называть вещи своими именами, высказывать сомнения и даже жалобы.
При этом контрольные сверки не должны быть частыми. Так же, как и контрольные точки в плане работы над проектом, контрольные сверки должны проводиться по плану, с заранее определёнными интервалами. В противном случае сверки превратятся в те же самые бессмысленные планёрки, съедающие рабочее время, что сведёт на нет саму цель их проведения.
Руководитель должен убедиться, что эффективно использует время, проведенное со своей командой — это самый важный показатель грамотного тайм-менеджмента, как на персональном, так и на командном уровне.
Эффективный тайм-менеджмент командной работы означает не жёсткий график и строгое его соблюдение, а наоборот — тот самый agile (англ.: ловкий, проворный) подход, предполагающий повышенную маневренность и гибкость в решениях.
За десятилетия исследований накопилось много данных, подтверждающих, что более гибкое отношение к графику работы сотрудников и их отпускам позволяет не только лучше управлять рабочим временем и распределением нагрузки, но и повышает работоспособность сотрудников.
Как уже было сказано, тайм-менеджмент подразумевает чёткое планирование и ясное обозначение сроков и целей. Однако если график работы оказывается очень напряжённым и требует от сотрудников высоких трудозатрат на каждой задаче, то это приводит к тому, что они забывают о своих планах, достижимость целей также упускается из виду, и довольно скоро они превращаются в загнанных белок в колесе. Так происходит потеря продуктивности, затем потеря качества работы, а затем и потеря самих работников.
Поэтому предусмотренные планом работы перерывы, переключения активности и гибкий график работы — важный компонент грамотного тайм-менеджмента, правильная реализация которого полностью зависит от руководителя.
Эффективность командной работы, в общем и целом, имеет две главные составляющие — правильный подбор сотрудников и правильная настройка работы. Тай-менеджмент является осью правильной настройки работы, а правильный подбор сотрудников зависит от того, какие методы поиска и подбора персонала вы используете.
О том, что деятельность работодателя на рынке труда во многом схожа с действиями продавца, мы уже писали не раз, например, здесь. Поэтому выражение «бренд работодателя» имеет вполне практический смысл и в этой статье мы рассмотрим один из аспектов работы с брендом работодателя, а именно — публикации в корпоративных социальных сетях. В дополнение к этому покажем, какую пользу из […]
В предыдущей статье мы начали разговор об особенностях ресурсного планирования и лишь слегка затронули вопрос о том, как этот подход позволяет удерживать ценных специалистов в штате компании. В этой статье завершим эту тему и опишем 5 «подводных камней», которые могут представлять опасность для организации рабочего процесса, если о них не знать заранее. Суть ресурсного планирования […]
В чём отличие ресурсного планирования от управления ресурсами? Как это помогает сохранять ценных сотрудников? Планирование, вне всяких сомнений, является органической частью любой модели управления, даже если в этой модели нет какой-то чёткой стратегии, а «миссия компании» просто набор красивых слов на корпоративном сайте. Тем не менее, управление всегда требует какого-то взгляда в будущее, то есть планирования. […]
Развитие трудовой мотивации — работа, требующая системного подхода. Одним из полезных инструментов в такой систематизации вот уже более 50 лет служит «Теория ожиданий» Виктора Врума. Если вы не знакомы с ней, то вот небольшая справка и краткое описание того, как эта система помогает наладить систему мотивации сотрудников с помощью положительного подкрепления образцового выполнения своих обязанностей. […]
