SMART подход в построении KPI: практические советы

Использование умного KPI позволяет сформировать наглядное представление о работе каждого сотрудника в рабочей группы и команды в целом. В этой статье дадим несколько полезных советов о том, как пользоваться этой методикой.

Возможно, формат удалённой работы в вашей компании применяется как временное решение или же вы рассматриваете возможность ввести его на постоянной основе — в любом случае вам нужна методика, позволяющая отслеживать динамику работы и оценивать результативность деятельности сотрудников как по отдельности, так и в целом, как команды.

Правильная настройка такой системы оценки производительности труда, в первую очередь, позволяет руководителям быть в курсе того, что происходит в их командах. Вторая её полезная функция — она помогает сотрудникам адаптироваться к условиям удалённой работы и не упускать из виду командные цели. Важно найти правильный баланс между контролем и мотивацией сотрудников, потому что никому не нравится чувствовать себя находящимся под постоянным контролем во время работы.

Поэтому важно создать четкую и эффективную систему измерения, которая создаёт ряд преимуществ как для руководителя, так и для сотрудников:

• Позволяет чётко отслеживать основные этапы работы в перспективе конечного результата
• Предоставляет самой команде, а также другим коллегам объективную и наглядную информацию о ходе работ
• Предоставляет руководителю объективные данные для принятия решений, внесения изменений в проекты, оценки эффективности и тд.
• Способствует мотивации сотрудников, которая напрямую связана с качеством конечного продукта, сроками и другими целевыми результатами

Принцип SMART

Наверняка, вам уже не нужно объяснять, что SMART – это аббревиатура, обозначающая базовые составляющие данной методики:

• Specific – Материальность: ключевой показатель эффективности должен относиться к конкретной задаче или действию
• Measurable – Измеримость: показатель должен выражаться в цифрах, поскольку, если его невозможно измерить, то мы не сможем анализировать данные для получения объективной оценки
• Achievable – Достижимость: намеченные цели должны быть реалистичны, то есть достижимы в тех условиях, которые у вас есть
• Relevant – Актуальность: ключевые показатели должны соответствовать целям бизнеса и быть информативными для оценки приближения к ним
• Timely – Своевременность: каждый ключевой показатель эффективности должен быть увязан с определённым этапом работы или временным периодом, а также регулярно пересматриваться, чтобы соответствовать текущим условиям работы

Из русских слов, которыми переведены английские термины, можно сложить аббревиатуру МИДАС. Помня об имени древнего царя из греческих мифов, можно сказать, что принцип SMART – это Золотой стандарт постановки целей.

Хотя описание этой методики выглядит довольно объёмно, на практике мастерское владение ей позволит вам формулировать свои бизнес-задачи буквально в одно предложение.

Вот пример такой формулировки: наша цель — увеличить посещаемость нашего сайта на 30% за один месяц, удвоив объем контента, чтобы подготовиться к запуску кампании. Это предложение содержит все пять принципиальных позиций:

М — увеличить посещаемость нашего сайта

И — на 30%

Д — удвоив объем контента

А — подготовиться к запуску кампании

С — за один месяц

Постановку KPI с учётом этого Золотого стандарта, для удобства и простоты использования, можно назвать «умным» KPI.

Три базовых опции умного KPI

При постановке KPI для сотрудников в удалённой команде соблюдение принципа SMART следует сопоставить с тремя критериями, важными именно для такого формата работы. В предыдущей статье мы подробно изложили важность самодисциплины сотрудников и эффективной коммуникации в команде. Во многих случаях, особенно при работе над новым проектом, к ним следует добавить ещё один критерий — обучаемость.

1. Показатель самодисциплины сотрудника отражает его способность работать самостоятельно, без внешнего контроля и микроменеджмента.
2. Показатель эффективности коммуникации позволяет оценить, насколько продуктивно и корректно сотрудник взаимодействует с коллегами и клиентами.
3. Показатель обучаемости даёт оценку умения сотрудника следовать инструкциям и быстро осваивать нововведения.

Измерение показателей

Все три показателя должны соответствовать нашему Золотому стандарту и, в первую очередь, быть измеримыми. В оценке самодисциплины это, в действительности, проще, чем кажется. Например, для этого нам достаточно обозначить сотруднику всего две задачи:

1. Прислать результаты задания по электронной почте, при этом он сам должен назначить дату и время выполнения задания.

2. Использовать определённую формулировку в поле «тема» и добавить конкретные детали.

Таким образом для анализа результат у нас есть три чётких аспекта:

• Отправлено ли электронное письмо вовремя?
• Правильно ли заполнена строка темы, оформлено ли письмо согласно инструкции?
• Всё ли хорошо с грамматикой и пунктуацией в электронном письме? (наличие опечаток и небрежность в форматировании — плохой признак)

Показатель успешного прохождения этого теста обычно составляет от 80% до 90%. Результат в 100% является необычным.

Для оценки показателя эффективности коммуникации нам может потребоваться своего рода тест. Например, мы можем поставить перед сотрудником конкретную задачу, выполнение которой подразумевает общение с коллегами или клиентами, и дать три дня на её выполнение (срок должен быть разумным и выполнимым).

Результат измерений

В результате такого теста у нас может быть три варианта:

1. Задача выполнена в срок и с ожидаемым качеством. Это хороший результат.
2. Задача выполнена в срок, но недостаточно качественно. Нам следует проанализировать, что пошло не так: были неясны требования к задаче? Сотрудник не обладал необходимыми навыками? Или мы не дали ему достаточно времени?
3. Задание не выполнено вовремя, но сотрудник отправляет соответствующее уведомление. Здесь важно, когда отправлено уведомление. Если оно поступает в последний момент, это плохо.
4. Задание не выполнено вовремя и сотрудник не дает никаких объяснений. Очень плохо.

Третий и четвёртый варианты говорят нам, что необходимо более тщательно проанализировать навыки сотрудника и посмотреть, возможно ли помочь ему улучшить свои навыки коммуникации.

Третий критерий — способность к обучению — требует наблюдения за тем, как сотрудник выполняет задание, для которого необходимо использовать какой-то новый навык. Наблюдение или же разговор с кандидатом должен выявить, как сотрудник применяет новый навык и применяет ли его вообще. Возможно, он придумает способ, как выполнить задание иначе — это тоже может быть хорошим показателем.

Однако, если сотрудник применяет новый навык лишь частично или же находит способ сделать «по старинке», то нам следует задать ему несколько дополнительных вопросов, чтобы определить его сильные и слабые стороны и наметить более действенную траекторию обучения.

Вывод

Располагая всей этой информацией, мы можем выстроить наглядную панель или даш-борд, которая сразу даст нам представление о работе каждого сотрудника и команды в целом.

Это лишь часть из того, что подразумевает методика «умного» KPI, но учёт хотя бы этих параметров даёт существенные результаты. Правильное использование методики «умного» KPIдаст вам четкую дорожную карту для достижения целей, а также позволит оценить, насколько успешно вы к ней продвигаетесь. А провести качественный подбор сотрудников для работы над проектом или же систематизировать работу по регулярному массовому подбору работников вам помогут специалисты Кадрового агентства «Департамента Ф53».