Как эджайл и таймбоксинг способствуют повышению производительности труда?

В предыдущих статьях мы подробно рассказали о приёме, который применяется в тайм-менеджменте и управлении эффективностью труда, и называется таймбоксинг. Его суть в том, чтобы разбивать рабочее время на короткие блоки с жёсткими временными рамками. Блоки заполняются выполнением какой-то одной задачи. Такой приём даёт ряд своих преимуществ.

Обычно таймбоксинг хорошо работает, так сказать, на малых масштабах. Например, очень хорошо подходит для структурирования времени в течение рабочего дня, особенно когда нужно выполнять несколько не связанных между собой задач. Он может быть инструментом как самодисциплины, так и командной организации работы.

Но что, если распространить принцип таймбоксинга на более масштабные задачи и долгосрочную коллективную работу? В области управления эффективностью коллективного труда за последнее десятилетие, вероятно, наиболее популярным стал метод эджайл. Мы уже писали о нём в нашем блоге, например, вот здесь.

Эджайл, то есть система гибкого или, лучше сказать, подвижного управления проектами. Под гибкостью и подвижностью имеется в виду приспособленность этой системы к оперативному внесению плавных изменений в ход общей работы. Это примерно как внедорожник с хорошей системой амортизаторов приспособлен обеспечивать уверенный плавный ход по самой ухабистой дороге.

Однако эджайл — это ведь про результативность и ценностные характеристики работы, а не про жёсткий график. Как же можно совместить ужа и ежа — эджайл и таймбоксинг? Если подумать, то вполне возможно.

Итерации — таймбоксинг в увеличенном масштабе

В методе эджайл есть ещё одна характерная черта, известная как «итеративный подход». Проще говоря, это когда большой план работ разбивается на итерации — при сохранении, конечно же, ориентира на ценностные достижения.

Итерации. Это слово не так давно стало столь популярным среди менеджеров среднего и высшего звена в крупных компаниях, что, кажется, уже не требует пояснения. Однако, для порядка, поясним.

Итерация — от латинского iterare, что значит «проходить заново, повторять». В русский язык оно пришло из математического жаргона, где итерация — это результат применения какой-либо математической операции в серии аналогичных шагов. Суть итерации именно в том, что каждый повторный шаг является не просто повторением действий, а логически опирается на предыдущий результат.

Из математического жаргона оно перешло в лексикон программистов. В «айтишной» терминологии слово «итерация» обозначает один проход цикла обработки данных. Постепенно термин вышел за пределы чистой информатики: его стали применять в управлении проектами (итеративная разработка), дизайне, бизнес-процессах — везде, где есть циклическое, пошаговое совершенствование.

Итак, совершенствование в результате повторения и анализа проделанной работы — вот основной принцип итераций. Вроде бы, таймбоксинг немного не про это. Однако определение чёткой длительности итераций (как правило это одна-две недели) с условием, что работа считается завершённой за то время, которое было на неё выделено, с тем, чтобы проанализировать результаты и улучшить процесс в следующей итерации — это ни что иное, как масштабирование таймбоксинга.

Разбивая проект на итерации, команды, работающие по системе эджайл, получают две важных возможности.

1. Сосредоточиться на ценности продукта. Поскольку, как было сказано в предыдущей статье, таймбоксинг задаёт жёсткие временные рамки, сотрудники должны определить с тем, что наиболее ценно в данной итерации, и направить все силы именно на эту работу.

Жёсткие временные рамки заставляют отказаться от некоторых требований или функций, но зато гарантируют направленность на реализацию самого важного.

2. Избежать разрастания задач. Поскольку работа сосредоточена на чём-то наиболее важном и ценном, команда не хватается за выполнение тех задач, что могут возникать в процессе работы и уводить его в сторону от главного.

Само собой, такие «побочные» или «попутные» задачи могут возникать и часто возникают. Но задачей руководителя является сохранение фокуса работы на главном в данной итерации. Краткосрочность итерации позволяет включит возникшие задачи в пул данных для анализа и интегрировать их в работу в следующих итерациях, не отвлекаясь на них в текущей.

Получается, что этот приём сознательного введения временных ограничений отлично работает и там, где на первом месте — достижение ценностных показателей. То есть, эта тактика имеет весьма широкую сферу применения. Всё это выглядит очень хорошо, но…

Какие трудности могут возникать с введением таймбоксинга в план работы?

Мы уже привыкли сосредотачиваться на задачах и результативности их выполнения. Разве не потребует внедрение таймбоксинга своего рода «переучивания» себя? Вне всякого сомнения, это может потребоваться. У любого нового для нас инструмента есть своя, так сказать, «кривая освоения».

Это практически то же самое, что учиться играть на музыкальных инструментах. Первые попытки вызвать мелодичные звуки из ханга (ударный инструмент из двух металлических полусфер, соединённых кромками) оказываются довольно простыми. Однако потом, когда вы учитесь ритмично стучать по хангу кончиками пальцев, большими пальцами и основанием ладони, это становится заметно сложнее. Тем не менее, ещё после нескольких упражнений всё становится заметно проще и привычнее — и вот вы уже можете не просто держать ритм, но и немного импровизировать.

Внедрение таймбоксинга всё примерно так же. И вот несколько полезных советов, которые помогут ускорить этот процесс:

1. Начните применять эту тактику на небольших задачах или части работы — подойдёт всё, что вы можете выполнить за короткое время.
2. Для самоорганизации начните с ограничения по 15-20 минут. Для коллективной работы это могут быть более длительные блоки, но всё равно — начинайте с наименее продолжительных периодов. Если можно назначить итерацию в несколько дней, а не в неделю или две — очень хорошо.
3. Для краткосрочных задач используйте таймер. Реальное устройство, например, таймер в смартфоне — у вас должен быть чёткий сигнал к началу и завершению. В итерациях точно так же важно чётко отслеживать время — работа должна быть остановлена в назначенный час.
4. Самая трудная часть — заставить себя работать всё выделенное время без отвлечения. Не заглядывать в личные чаты или новостные ленты, не отвечать на сообщения или звонки, отвлекающие от работы. Это — самое сложное, но именно это нужно реализовать в технике таймбоксинга.
5. Вышло время — стоп работа. Подводим её итог.
6. Итоговым решением может также и решение о том, чтобы увеличить временной блок или как-то его изменить. Решение должно помогать вам быть эффективнее, не нарушая выбранной тактики работы.

Таймбоксинг позволит вам лучше контролировать своё рабочее время и управлять эффективностью рабочего процесса. А подобрать сотрудников, способных успешно применять современные методы повышения эффективности труда в своей работе, вам помогут специалисты Кадрового агентства «Департамента Ф53».