Как правильно расставлять приоритеты в работе HR?

В этой статье представляем полезный и удобный логический инструмент, который поможет вам справиться с планированием любого рабочего процесса.

Конец года и начало нового — не только возможность немного отдохнуть, но и то время, когда мы, по традиции, подводим итоги и строим планы на будущее. Это касается как нашей личной жизни, так и профессиональной деятельности.

В профессии HR большой список рабочих задач — нормальное состояние дел. Однако нам нужна чёткая «навигация» в этих задачах, чтобы рабочий процесс шёл поступательно, а не превращался в хаос. Хаотичная деятельность губительна для любого рабочего процесса.

Чтобы выстроить чёткую навигацию в рабочем процессе, мы составляем план работ.

Матрица приоритетов — удобный логический инструмент, помогающий нам в этом. Вот как он работает

1. Запишите на отдельных карточках все намеченные задачи и проблемы, требующие решения — сформируйте общий корпус задач.

2. Разделите эти карточки на две группы:«важное» и «не важное».Поскольку вы составляете матрицу приоритетов для себя, то в этом отборе следует руководствоваться именно тем, что важно именно для вас. Забудьте пока о корпоративных интересах, ответственности за коллектив и т. п. Ответьте на вопрос «что лично вы (из всего этого) считаете важным для себя и не столь важным?».

3. Теперь разделите группу «важное» на ещё две категории: «срочно» и «не срочно». В категории «срочно» должно находиться то, что вам необходимо сделать лично в самое ближайшее время. В категорию «не срочно» поместите все задачи и решения, которые можно отложить, поставить в расписание.

Важно! То, что легло в категорию «не срочно», не должно быть просто отложено на неопределённый срок. Отложить выполнение — значит назначить срок исполнения позже.

4. Вторую группу карточек, помеченную «не важное», разделите ещё на две категории: «поручить» и «прекратить». Многое из того, что мы отнесли к не особенно важному лично для нас, всё равно ведь должно быть сделано. Категория «поручить»предоставляет вам возможности для делегирования задач.

Умение делегировать выполнение задач — важный управленческий навык. У него есть два резона:

• во-первых, это повышает вашу личную продуктивность, позволяя сосредотачиваться на самых важных для вас задачах
• во-вторых, так вы даёте понять, что доверяете коллегам или сотрудникам часть важной общей работы

При эффективном делегировании можно добиться большего, чем делая всё самостоятельно.

Кроме этого, грамотное делегирование позволяет сотрудникам обнаруживать и проявлять свои таланты и способности, что важно для карьерного роста. Более того, поручение и распределение задач между членами рабочей группы, у руководителя появляется «страховка». В первую очередь она нужна, чтобы коллективная работы не прекращалась в отсутствие руководителя. Также это страхует вас от необходимости включаться в микроменеджмент.

Как известно, микроменеджмент имеет слишком много нежелательных последствий, поэтому его следует избегать или прекращать при первой возможности.

5. Категория «прекратить» должна вобрать в себя те задачи, которые не вошли ни в одну из предыдущих категорий. Вполне вероятно, что таких карточек в вашем корпусе задач не окажется. Однако, если таковые есть, их наличие — серьёзный повод задуматься, всё ли вы делаете правильно.
Вполне может быть, что в этой категории окажутся задачи, которые неважны для вас и вам некому их поручить. Возможно, это задачи, на выполнение которых вы просто безрезультатно тратите своё время. В любом случае, в этой категории находится либо то, от чего нужно избавиться, либо то, что требует пересмотра и перенастройки, поскольку в настоящее время негативно сказывается на вашей эффективности.

Описанный логический алгоритм можно представить и в виде вот такой наглядной схемы:

Чтобы пользоваться этим инструментом, вам требуется хорошо понимать две вещи — ваши возможности и их пределы.

Если вы увидели в этом отголосок максимы древних стоиков — о том, что нужно иметь силы, чтобы изменить то, что вы в силах изменить, иметь терпение, чтобы принять то, что изменить не в ваших силах, и разум, чтобы отличить одно от другого — то вы верно поняли суть данного метода. Он, действительно, построен на осмыслении этой философской максимы.

Матрица расстановки приоритетов не только помогает расставить рабочие задачи по местам, но сформировать цельное, систематизированное представление о ситуации, в которой вы находитесь. В определённом смысле, эта матрица служит не просто логическим, но и аналитическим инструментом.

Когда вы чувствуете, что подавлены рабочей нагрузкой, матрица приоритетов является методом принятия решений, позволяющим освободиться от этого неприятного ощущения. Используя этот инструмент, вы можете сосредоточиться на том, что наиболее важно, и делегировать, запланировать или отложить в сторону другие пункты из вашего общего списка задач.

И не забывайте, что ту часть работы, что касается поиска подходящих соискателей вакансий и составлению пула перспективных кандитатов, вы можете смело поручить специалистам нашего кадрового агентства.