Как ускорить процесс найма персонала при взаимодействии с кадровым агентством?

Какая метрика в процессе найма персонала главная? Как правильно распределить задачи между работодателем и агентством? И зачем вам знать цикл Деминга? Разберем эти вопросы, чтобы понять как ускорить процесс найма персонала.

В процессе найма персонала, будь то наём массового персонала или точечный подбор, важнейшими показателями его эффективности являются срок и качество подбора.

Качество подбора выражается в том, насколько кандидат, прошедший отбор и включённый в штат компании, соответствует требованиям, предъявляемым к сотруднику на данной позиции.

Однако для оценки качества собственно процесса найма персонала на первое место по значимости выходит срок закрытия вакансии. Именно эту метрику можно считать главной для вынесения данной оценки, поскольку срок закрытия вакансии является критически важным как для работодателя, так и для кадрового агентства.

Срок закрытия вакансии не является некой неизменной величиной. Эта метрика зависит от нескольких факторов:

• профиля вакансии
• отрасли или сферы бизнеса
• региональных особенностей рынка труда
• общего состояния рынка труда

Так, например, в 2024 году средний срок закрытия вакансии менеджера среднего звена в России, по обобщённым данным, составил 45 рабочих дней. Годом ранее профессиональное кадровое сообщество отметило, что сроки подбора топ-менеджеров в отечественных компаниях увеличились с 3 до 6 месяцев. Также за последний 2 года увеличилась почти на 80%, с 19 до 33 рабочих дней.

Помимо указанных выше факторов на длительность процесса найма персонала влияют внутренние бизнес-процессы работодателя и то, насколько грамотно выстроено взаимодействие между работодателем и кадровым агентством, оказывающим услугу по подбору персонала.

Распределение задач в процессе найма персонала

Задачу подбора новых сотрудников работодатель, конечно, может полностью возложить на собственную кадровую службу. Однако зачастую, особенно в условиях нынешнего дефицитного рынка труда в России, собственная кадровая служба может столкнуться с существенными трудностями, затягивающими процесс найма персонала. Замедление этого процесса вызывает повышенное напряжение в работе кадровиков, которые испытывают стресс из-за невозможности укладываться в назначенные им сроки. Соответственно, это сказывается на общем качестве их работы, которая, как правило, связана с рядом других задач, помимо подбора персонала.

Кроме того, затягивание сроков закрытия вакансии вызывает:

1. Финансовые потери — включают как расходы, связанные с поиском сотрудников, так и упущенную выгоду от невозможности реализации новых проектов и снижения общей эффективности работы;
2. Напряжённость в рабочем коллективе — происходит из-за необходимости временно перераспределить обязанности, что приводит к увеличению рабочей нагрузки на отдельных сотрудников и может вызвать недовольство и снижение мотивации;
3. Потерю ценных кадров — в том случае, когда замедление процесса найма персонала обусловлено внутренними процессами организации, и в этом случае конкурент может оказаться успешнее в привлечении ценных сотрудников.

Во многих случаях избежать этих негативных факторов или существенно снизить их воздействие работодателям помогает обращение в профессиональное кадровое агентство. При этом важно отметить, что эффективность этого взаимодействия во многом зависит от того, насколько грамотно распределены задачи между специалистами работодателя и агентства.

Формула управления качеством

Для понимания того, как нужно распределить роли и зоны ответственности работодателя и кадрового агентства, чтобы обеспечить эффективность процесса подбора персонала, полезно знать об интегративном методе, используемом в управлении качеством.

Этот метод называется циклом Вильяма Деминга. Американский профессор и специалист в статистическом анализе Вильям Эдвардс Деминг в 80-х годах прошлого века стал признанным авторитетом в области методологии качественного менеджмента. Одной из его разработок стала формула, описывающая цикл и алгоритм действий руководителей по управлению каким-либо процессом и достижению его целей.

Эта формула наиболее известна как аббревиатура PDCA:

• P – Plan – планирование работы, определение целей, задач и стратегии достижения желаемых результатов
• D – Do – Действия по намеченному плану
• C – Check – Проверка, то есть анализ результативности действий, который осуществляется как в процессе работы, так и по её завершении
• A – Act – Принятие решений на основе проведённой проверки, и реализация этих решений, чтобы скорректировать план, процессы и улучшить или оптимизировать результаты.

Цикл Деминга описывает повторяющийся алгоритм деятельности руководителей компаний, который помогает им адаптироваться к изменяющимся условиям на рынке и стремиться к высокой эффективности в работе.

Распределение зон ответственности

В представленной формуле пункты P и A обозначают зоны ответственности работодателя. Поскольку планирование действий по подбору персонала — это практическое выражение кадровой стратегии предприятия, являющейся частью общей бизнес-стратегии. Об их взаимосвязи мы уже писали вот здесь. Это — собственная задача работодателя.

Act (upon analysis), то есть принятие управленческих решений на основе анализа результативности выполнения действий в соответствии с планом — это тоже задача, которую никто кроме самого работодателя выполнить не сможет.

Пункты D и C охватывают те части процесса найма персонала, для выполнения и которых работодатель привлекает кадровое агентство. Действия по намеченному плану — собственно, та работа, которую проводит агентство. Как правило, это означает следующий комплекс работ:

• Составление объявлений и размещение их на соответствующих ресурсах, в социальных сетях, на рекламных конструкциях и т.д.
• Сбор, регистрация и отсев поступающих заявок
• Первичный контакт с кандидатами, включающий запрос документов и назначении собеседований
• Первичная проверка и оценка кандидатов, передача заявок нанимающим менеджерам работодателя

Этап проверки и принятия решения на её основе подразумевает тесное взаимодействие работодателя и кадрового агентства. Чтобы этот этап был максимально эффективен, между специалистами нанимающей компании и рекрутингового агентства должно установиться взаимопонимание и налаженная деловая коммуникация.

С последним условием легче всего справиться, обратившись в Кадровое агентство «Департамента Ф53». Ведь в этом вопросе определяющую роль играет профессиональный опыт руководителей и сотрудников агентства. Он позволяет нам быстро находить взаимопонимание с заказчиками, чётко излагающими своими свои бизнес-задачи. Соответственно, это помогает нам выстроить процесс найма персонала так, чтобы он проходил максимально гладко, а главное – укладывался в запланированные сроки.