Как защитить инвестиции в поиск и подбор персонала?

Расчёт бюджета на поиск и подбор персонала — не такая уж тривиальная задача, как может показаться с первого взгляда. В таком расчёте всегда есть две базовых графы — внешние и внутренние вложения. Как эти инвестиции поддаются защите?

Нередко руководители бизнеса расценивают вложения в подбор персонала как необходимые и даже неизбежные затраты. Однако между необходимыми затратами и неизбежными существенная разница.

Вторые правильнее называть неизбежными потерями, что легко увидеть в отношении руководителей, говорящих о такой неизбежности или подразумевающих её. Первое же обозначение — необходимые — указывает на то, данные затраты являются необходимыми для получения конечной выгоды. Следовательно, это уже ни в коем случае не потери, а инвестиции. Да, это не безрисковые инвестиции, наоборот, в них всегда есть определённый риск. Но ровно по той же причине на них распространяется и то, что называется защитой инвестиций.

Защита инвестиций — термин из финансового мира, означающий меры, которые помогают снизить потери при проведений рискованных инвестиций. Они подразумевают оценку рисков, распределение инвестиций в разные пакеты, страхование и юридическую экспертизу в договорах, а также хеджирование и государственные гарантии. При этом понимается, что полностью исключить риск потерь невозможно — защита лишь уменьшает возможные убытки.

В сфере HR, независимо от того, ведётся ли подбор персонала как регулярный циклический производственный процесс или проводится ограниченная по времени кампания, методы защиты инвестиций так же имеют своё место. Большая часть этих методов практически напрямую выражается в том, что касается внешних затрат. Например, распределение бюджета по нескольким каналам коммуникации с целевой аудиторией — ни что иное, как распределение инвестиций по пакетам, а заключение долгосрочного договора с кадровым агентством или другими подрядчиками по фиксированной цене вполне можно отнести к разряду хеджирования.

При этом, как мы уже не раз писали, оценка рисков, чтобы быть полноценной, должна включать в себя также и анализ того, что заносится в графу внутренних затрат — работа собственных менеджеров по персоналу, трудозатраты на содержание открытой вакансии, затраты на обучение и адаптацию новых сотрудников в случае неудачного найма, перезапуск процесса подбора и т. д.

В стандартных схемах анализа эффективности процессов подбора персонала важным показателем, именно в виду темы защиты инвестиций, является то, что на профессиональном жаргоне звучит как «дропоф кандидатов». Это калька с английского, где drop-off – образное выражение, означающее, что кто-то выбывает из игры или соскакивает с поезда. Есть и другие значения, но в словосочетании «дропоф кандидатов» имеется в виду именно «соскок», когда кандидаты на вакансию выбывают из процесса найма до его завершения. Например, по какой-то причине не досылают резюме или не заполняют форму заявки, не приходят на собеседование или перестают отвечать рекрутеру.

Следует понимать, что дропоф имеет свою причину. Анализ воронки подбора персонала и внутренних процессов найма должен быть направлен не просто на учёт данного фактора, но и на выявление причин его возникновения. Потому что выявление и устранение таких причин как раз и есть способ защиты инвестиций в подбор персонала, выражающийся в снижении риска потери кандидатов в процессе найма.

Две типичных причины потери кандидатов

Анализ кадровых процессов и предложение решений по оптимизации и снижению затрат на кадровые процессы — это работа наших специалистов по кадровому консалтингу. Профессиональный опыт в этом направлении показывает, что проблемы, связанные с потерей кандидатов в процессе найма, можно разделить на две категории:

• недостатки коммуникации
• проблемы менеджмента

Недостатками в коммуникации являются как проблемы в передаче информации и работы с ней между сотрудниками и руководством, в том числе между сотрудниками кадрового агентства и кадровиками нанимателя, так и в коммуникации с кандидатами. Первое влияет на второе, а второе имеет критическое значение, поскольку кандидаты чаще всего «соскакивают» из-за того, что:

• обратная связь запаздывает или отсутствует — кандидат не получает реакции на своё обращение или отклик на объявление и решает, что это означает отказ
• запаздывающее информирование— если кандидат получает сообщение о решении компании или приглашение на следующий этап с большой задержкой, а содержание сообщения заставляет его торопиться, то это вызывает раздражение и негативное отношение к работодателю
• игнорирование вопросов и обращений, шаблонность— ещё один недостаток в коммуникации, создающий ощущение, что работодатель не заинтересован в кандидате

К наиболее типичным проблемам менеджмента относятся нечёткость в планировании времени и последовательности стадий процесса, что часто выливается в необходимость перенесения назначенных встреч и суету с оповещениями об этом.

Также к недостаткам менеджмента относятся слишком большое количество стадий в процессе подбора персонала и нечёткие требования. Последнее кажется более подходящим к предыдущему разделу — недостатки коммуникации. В действительности, эта проблема носит «пограничный» характер. Нечёткость требований, конечно же, сказывается на том, что кандидаты плохо понимают, чего именно ожидает увидеть наниматель. То есть, с одной стороны это относится к сфере коммуникации. Однако другая её сторона плотно уходит в сферу управленческого характера:

• У руководителей нет чёткого понимания, какие навыки, знания и компетенции необходимы для выполнения работы на конкретной позиции, отчего требования к кандидатам формулируются поверхностно или неполно;
• Требования к кандидатам не согласованы и не сформулированы должным образом из-за того, что между HR-отделом, руководителями подразделений и другими сотрудниками, участвующими в подборе персонала, не налажено взаимодействие;
• Организация терпит сильные ограничения в бюджете, в кадровой службе отсутствуют квалифицированные специалисты;
• Организация не может проводить достаточный анализ своих бизнес-процессов и потребностей, чтобы определить, какие именно навыки и компетенции необходимы перспективным кандидатам, из-за чего требования формулируются вне соответствия реальным потребностям.

Это лишь наиболее очевидные недостатки. В каждом конкретном случае анализ кадровых процессов может выявить какие-то ещё недочёты, но ещё ни один анализ не выявлял таких, которые невозможно было бы исправить и тем самым защитить ваши вложения в поиск и подбор квалифицированных сотрудников.