Практикум HR: как управлять временем?

HR-специалист и план работ — как спагетти и соус для пасты, не могут быть друг без друга. А в плане работ всегда есть сроки, которые нужно соблюдать. Но вспомните, как часто вам приходилось искать возможность или просто просить «отодвинуть дедлайн» на неделю или больше? Как управлять временем — рассмотрим актуальную тему в данной статье. 

Как показывают данные исследований (изображение ниже), четверть всех неудачных проектов проваливаются именно из-за неверного расчёта времени. Это не самый частый фактор неудачи проекта (гораздо чаще сказываются изменения в целях и приоритетах компании, а также неверная оценка требующихся ресурсов), однако 25% это всё-таки существенно.

Данные исследований Finances Online

Всякий руководитель проекта знает, как дорого рабочее время — как в чисто финансовом смысле, так и в оценке качества проделанной работы. Потому, что первостепенное значение имеет всё же результат работы, а не собственно тот факт, что она проделана в установленный срок. Если результат некачественный, то вряд ли вы сможете поставить себе в заслугу то, что «ну, мы хотя бы уложились в сроки».

Планирование процесса выполнения работ

Как же планировать ход выполнения работ так, чтобы избегать ситуаций, когда ваш график безнадёжно сломался и вы вынуждены придумывать, как отодвинуть дедлайн или просить об этом?

Основной принцип в таком планировании — ясное представление о том, как эффективность работы складывается из понимания того, сколько времени необходимо, чтобы конкретная рабочая задача была выполнена с надлежащим качеством. Сюда же входит понимание того, какие результаты за какие сроки могут выдать все или ключевые исполнители в вашем плане работ.

Грамотное распределение задач между разными исполнителями, задействованными в одном плане — ещё один важнейший компонент. Дисбаланс в этом распределении проявляется, чаще всего, в том, что один исполнитель работает в режиме повышенного напряжения или даже перегрузки, в то время как другой простаивает. Высока вероятность, что и первый, и второй исполнитель могут забыть о конечной цели выполняемой работы.

Пример из практики:

В качестве проверочного упражнения руководитель отдела рекламы и PR крупного предприятия поручил молодому помощнику организовать и произвести упаковку корпоративных новогодних подарков для семей сотрудников предприятия и самых лояльных клиентов.

Выполнение задачи требовала взаимодействия нескольких рабочих процессов:

1. доставка разрозненных компонентов подарка со склада в комнату упаковки
2. формирование подарочного набора
3. упаковка набора
4. снабжение подарка праздничными открытками и фирменным стикером
5. передача готовых подарков на склад

Список задач выглядит, как прямое указание к последовательности действий. Однако руководитель задал помощнику весьма ограниченный срок выполнения работы, а в комнате упаковки было невозможно поместить сразу все компоненты подарка.

Молодой помощник быстро сообразил, что нужно организовать поточный процесс, когда все пять действий выполняются по сути одновременно.

Для этого он организовал три рабочих команды:

• первая команда (мужчины) доставляет компоненты подарков со склада и относят на склад собранные подарки
• вторая команда (женщины) формирует подарочный набор
• третья команда (мужчины и женщины) упаковывают и снабжают подарки открытками и стикерами

Он рассчитывал затраты времени так: пока первая команда выполняет цикл доставки компонентов, вторая и третья команда должны выполнить свои циклы работы, чтобы первая команда, принеся очередную партию компонентов, уносила на склад готовые подарки.

Теоретически расчёт был рабочим, однако на практике выяснилось, что первая команда, состоящая из мужчин, справляется со своей весьма простой работой гораздо быстрее, нежели женщины успевают выполнить свою часть работы, связанную с множеством мелких сложных действий.

Намеченный «поточный» ход работ быстро начал сбиваться. Мужчины приносили в комнату всё больше компонентов, забирая лишь небольшое количество готовых упаковок. Пространство работы второй и третьей команд становилось всё более неудобным. Между ними стали возникать трения, а на первую команду выливалось раздражение самых несдержанных участников.

Понятно, что темп работы стал падать, отчего появилась опасность не уложиться в заданный начальником срок. Но главным сигналом критического сбоя в плане работы стало то, что обнаружилось несколько предметов, которые не вложили в некоторые наборы, а также некачественно оформленные упаковки.

То есть, произошло самое плохое: участники команд, работая в цейтноте, забыли о самом главном — качестве конечного результата работы. Требовалось срочно исправить ситуацию.

Молодой помощник принял верное решение — перераспределить состав команд. Часть мужчин из первой команды перешла во вторую и третью, поменялись местами некоторые участники этих команд и в них были назначены старшие, следившие за качеством работы.

Перегруппировка позволила быстро восстановить плавный ход работ. Время каждого цикла изменилась, нагрузка на команды выровнялась. В результате отделу удалось уложиться в назначенный начальником срок, даже потратив время на переупаковку части подарков.

Итак, для грамотного планирования хода работ и выполнения заданных сроков требуется:

1. учёт времени каждой значимой операции(цикла)
2. распределение ресурсов, обеспечивающих выполнение всех операций в срок и с надлежащим качеством
3. осмысленного перераспределения этих ресурсов для своевременной отладки рабочего процесса

Эффективный тайм-менеджмент коллективной работы позволяет снизить напряжение, испытываемое исполнителями, улучшает их взаимодействие, повышает качество выполнения работы.

Как управлять временем – памятка выстраивания тайм-лайнов

Если вы дочитали статью до этого места, то вот вам маленький подарок за проявленное внимание — памятка мастера выстраивания тайм-лайнов и соблюдения дедлайнов.

1. Настройте учёт затраченного времени

Чтобы управлять рабочим временем, надо научиться отслеживать и оценивать эффективность его использования. Пригодятся любые инструменты или программные решения для сбора и учёта данных, позволяющие понять, насколько эффективно члены команды расходуют своё время на различные процессы.

2. Установите ясные и измеримые цели

Эффективность тайм-менеджмента — это прежде всего ясность. Члены команды должны знать свои индивидуальные цели и заданный срок для каждого этапа работы. Убедитесь, что сотрудники:

• выделяют достаточно времени для решения задач
• планируют будущие действия
• оценивают собственный прогресс

3. Помогайте сотрудникам осваивать методы и техники управления временем.

Грамотный тайм-менеджмент — не «палочная система» приказов и их выполнения. Установка чётких правил и объяснение, какими средствами достигается их выполнение, направлены на то, чтобы сотрудники могли сами организовывать своё рабочее время наиболее эффективным образом.

4. Научите сотрудников расставлять приоритеты

Члены команды порой могут застревать на второстепенных заданиях, в результате чего не соблюдаются сроки или другие показатели более важных процессов. Убедитесь, что сотрудники умеют отличать второстепенные от приоритетных задач.

5. Позаботьтесь об удобстве взаимодействия

Рабочая коммуникация и взаимодействие членов команды, происходящие без технических затруднений, служат важным подспорьем в организации эффективного использования времени и самоорганизации сотрудников.

6. Обеспечьте наглядность общего прогресса

В множестве случаев доступное, наглядное представление общего прогресса коллективной деятельности повышает слаженность работы. Порой это представление нужно сделать подробным, чтобы менеджеры могли видеть отдельные задачи и прогресс их выполнения. Это позволяет избегать перегрузок и эффективно распределять задачи.

7. Не забывайте об отдыхе

Любой рабочий график, тайм-лайн проекта и другие способы организации рабочего времени должны предусматривать и время для отдыха. При этом, чем напряжённее работа, тем большее значение для её продуктивности имеет регулярность перерывов для восстановления сил или переключения активности.

Соблюдение этих, в общем-то, несложных правил поможет вам наладить ход любого рабочего процесса. А в деле организации полезной базы данных перспективных кандидатов на вакансии в вашей компании помогут специалисты по лидогенерации нашего кадрового агентства.