Отдел продаж
Для звонков по РФ
HR-специалист и план работ — как спагетти и соус для пасты, не могут быть друг без друга. А в плане работ всегда есть сроки, которые нужно соблюдать. Но вспомните, как часто вам приходилось искать возможность или просто просить «отодвинуть дедлайн» на неделю или больше? Как управлять временем — рассмотрим актуальную тему в данной статье.
Как показывают данные исследований (изображение ниже), четверть всех неудачных проектов проваливаются именно из-за неверного расчёта времени. Это не самый частый фактор неудачи проекта (гораздо чаще сказываются изменения в целях и приоритетах компании, а также неверная оценка требующихся ресурсов), однако 25% это всё-таки существенно.
Данные исследований Finances Online
Всякий руководитель проекта знает, как дорого рабочее время — как в чисто финансовом смысле, так и в оценке качества проделанной работы. Потому, что первостепенное значение имеет всё же результат работы, а не собственно тот факт, что она проделана в установленный срок. Если результат некачественный, то вряд ли вы сможете поставить себе в заслугу то, что «ну, мы хотя бы уложились в сроки».
Как же планировать ход выполнения работ так, чтобы избегать ситуаций, когда ваш график безнадёжно сломался и вы вынуждены придумывать, как отодвинуть дедлайн или просить об этом?
Основной принцип в таком планировании — ясное представление о том, как эффективность работы складывается из понимания того, сколько времени необходимо, чтобы конкретная рабочая задача была выполнена с надлежащим качеством. Сюда же входит понимание того, какие результаты за какие сроки могут выдать все или ключевые исполнители в вашем плане работ.
Грамотное распределение задач между разными исполнителями, задействованными в одном плане — ещё один важнейший компонент. Дисбаланс в этом распределении проявляется, чаще всего, в том, что один исполнитель работает в режиме повышенного напряжения или даже перегрузки, в то время как другой простаивает. Высока вероятность, что и первый, и второй исполнитель могут забыть о конечной цели выполняемой работы.
В качестве проверочного упражнения руководитель отдела рекламы и PR крупного предприятия поручил молодому помощнику организовать и произвести упаковку корпоративных новогодних подарков для семей сотрудников предприятия и самых лояльных клиентов.
Список задач выглядит, как прямое указание к последовательности действий. Однако руководитель задал помощнику весьма ограниченный срок выполнения работы, а в комнате упаковки было невозможно поместить сразу все компоненты подарка.
Молодой помощник быстро сообразил, что нужно организовать поточный процесс, когда все пять действий выполняются по сути одновременно.
Он рассчитывал затраты времени так: пока первая команда выполняет цикл доставки компонентов, вторая и третья команда должны выполнить свои циклы работы, чтобы первая команда, принеся очередную партию компонентов, уносила на склад готовые подарки.
Теоретически расчёт был рабочим, однако на практике выяснилось, что первая команда, состоящая из мужчин, справляется со своей весьма простой работой гораздо быстрее, нежели женщины успевают выполнить свою часть работы, связанную с множеством мелких сложных действий.
Намеченный «поточный» ход работ быстро начал сбиваться. Мужчины приносили в комнату всё больше компонентов, забирая лишь небольшое количество готовых упаковок. Пространство работы второй и третьей команд становилось всё более неудобным. Между ними стали возникать трения, а на первую команду выливалось раздражение самых несдержанных участников.
Понятно, что темп работы стал падать, отчего появилась опасность не уложиться в заданный начальником срок. Но главным сигналом критического сбоя в плане работы стало то, что обнаружилось несколько предметов, которые не вложили в некоторые наборы, а также некачественно оформленные упаковки.
То есть, произошло самое плохое: участники команд, работая в цейтноте, забыли о самом главном — качестве конечного результата работы. Требовалось срочно исправить ситуацию.
Молодой помощник принял верное решение — перераспределить состав команд. Часть мужчин из первой команды перешла во вторую и третью, поменялись местами некоторые участники этих команд и в них были назначены старшие, следившие за качеством работы.
Перегруппировка позволила быстро восстановить плавный ход работ. Время каждого цикла изменилась, нагрузка на команды выровнялась. В результате отделу удалось уложиться в назначенный начальником срок, даже потратив время на переупаковку части подарков.
Эффективный тайм-менеджмент коллективной работы позволяет снизить напряжение, испытываемое исполнителями, улучшает их взаимодействие, повышает качество выполнения работы.
Если вы дочитали статью до этого места, то вот вам маленький подарок за проявленное внимание — памятка мастера выстраивания тайм-лайнов и соблюдения дедлайнов.
Чтобы управлять рабочим временем, надо научиться отслеживать и оценивать эффективность его использования. Пригодятся любые инструменты или программные решения для сбора и учёта данных, позволяющие понять, насколько эффективно члены команды расходуют своё время на различные процессы.
Эффективность тайм-менеджмента — это прежде всего ясность. Члены команды должны знать свои индивидуальные цели и заданный срок для каждого этапа работы. Убедитесь, что сотрудники:
Грамотный тайм-менеджмент — не «палочная система» приказов и их выполнения. Установка чётких правил и объяснение, какими средствами достигается их выполнение, направлены на то, чтобы сотрудники могли сами организовывать своё рабочее время наиболее эффективным образом.
Члены команды порой могут застревать на второстепенных заданиях, в результате чего не соблюдаются сроки или другие показатели более важных процессов. Убедитесь, что сотрудники умеют отличать второстепенные от приоритетных задач.
Рабочая коммуникация и взаимодействие членов команды, происходящие без технических затруднений, служат важным подспорьем в организации эффективного использования времени и самоорганизации сотрудников.
В множестве случаев доступное, наглядное представление общего прогресса коллективной деятельности повышает слаженность работы. Порой это представление нужно сделать подробным, чтобы менеджеры могли видеть отдельные задачи и прогресс их выполнения. Это позволяет избегать перегрузок и эффективно распределять задачи.
Любой рабочий график, тайм-лайн проекта и другие способы организации рабочего времени должны предусматривать и время для отдыха. При этом, чем напряжённее работа, тем большее значение для её продуктивности имеет регулярность перерывов для восстановления сил или переключения активности.
Соблюдение этих, в общем-то, несложных правил поможет вам наладить ход любого рабочего процесса. А в деле организации полезной базы данных перспективных кандидатов на вакансии в вашей компании помогут специалисты по лидогенерации нашего кадрового агентства.
К вашему сотруднику пришёл клиент, готовый поскандалить или «покачать права». Это значит, к вам пришёл конфликт. Но вы можете извлечь из этого пользу. В статье разберем как работать с конфликтом. Для начала представим себе такую ситуацию — она взята из реальной жизни. Итак, допустим, у вас сеть магазинов. Мы находимся в одной из ваших торговых […]
В этой статье представляем полезный и удобный логический инструмент, который поможет вам справиться с планированием любого рабочего процесса. Конец года и начало нового — не только возможность немного отдохнуть, но и то время, когда мы, по традиции, подводим итоги и строим планы на будущее. Это касается как нашей личной жизни, так и профессиональной деятельности. В […]
HR-специалист и план работ — как спагетти и соус для пасты, не могут быть друг без друга. А в плане работ всегда есть сроки, которые нужно соблюдать. Но вспомните, как часто вам приходилось искать возможность или просто просить «отодвинуть дедлайн» на неделю или больше? Как управлять временем — рассмотрим актуальную тему в данной статье. Как […]
Вы сделали кандидату оффер и он его принял. Отлично! Далее следует ещё более важный этап — онбординг. Самый простой и в то же время неоднозначный ответ на вопрос, поставленный в заголовке — и да, и нет. Новогодний корпоратив, как ни крути, в первую очередь праздничное событие. Поэтому на главном месте у его организаторов должно быть […]
