Сколько стоит новый сотрудник?

О стоимости найма сотрудников рано или поздно задумывается любой руководитель компании. Кажется, что подсчитать это не так уж сложно. Надо сложить все расходы на размещение объявлений, работу рекрутеров, агентскую комиссию и поделить на количество новых сотрудников. Типичная формула возврата инвестиций. Вроде бы, всё просто, но…

Стандарт вычисления стоимости найма используется в большинстве случаев, когда нужно дать бухгалтерскую оценку расходов на подбор персонала. Это понятно, полезно и вполне нормально. Однако можно ли по этому показателю судить о том, во сколько действительно обходится бизнесу процесс найма новых сотрудников с учётом возникающих сложностей, задержек и прочих издержек, о которых не пишут в учебниках по менеджменту?

Чтобы сделать расчёт стоимости найма более точным, в формулу следует внести дополнительные пункты затрат. Как правило, их разделяют на внешние и внутренние затраты. В наиболее типичном виде список может выглядеть так:

• непосредственные затраты на размещение объявлений
• рабочее время сотрудников, ведущих первичный отбор
• рабочее время сотрудников на этапе собеседований и последующих стадиях воронки найма
• вложения в технические решения и IT инструменты
• вложения в HR-маркетинг
• вложения в реферальную программу (льготы, бонусы за участие и т.п.)
• инвестиции в брендинг работодателя

При таком подсчёте бюджет HR-кампании выглядит уже заметно более солидным.

Бюджет — это ещё не всё

Однако в этой формуле учитываются не все затраты. Вычисление средней стоимости найма нового сотрудника даёт представление о финансовых затратах на привлечение одного сотрудника за определённый период времени. Но это вычисление не учитывает того, сколько компания потеряла из-за того, что вакансия какое-то время оставалась открытой, во сколько обошелся медленный процесс отбора кандидатов и во сколько, в конечном итоге, обошелся неудачный найм, когда привлечённый сотрудник оказался неподходящим (покинул компанию во время испытательного срока или в течение полугода после него) и пришлось начинать все сначала.

А ведь такое — не исключительные случаи. Это вполне предсказуемые издержки, которые сравнимы с непосредственными затратами на подбор персонала.

Как показывает статистика, в большинстве случаев процесс подбора квалифицированного специалиста на рынке труда сейчас длится до 8 недель и даже дольше. Соответственно, объявленная вакансия, которая должна приносить доход компании, 2 месяца остаётся незакрытой.

Или же перспективный кандидат «отваливается» на какой-то стадии воронки подбора персонала, отказывается от участия в конкурсе на должность, так как процесс отбора идёт слишком медленно (а у него появляются более интересные альтернативы). Это уж точно ещё более растягивает общий процесс подбора нового сотрудника.

Или же новый сотрудник увольняется в течение первого года, то есть не успев дать компании «возврат инвестиции». Это уже не затраты, а потери, причём уже в кратном увеличении. И это ни что иное, как неучтённая в первоначальной формуле финансовая нагрузка.

Утечка перспективных кандидатов

Наряду с выражением «текучка кадров» в профессиональной терминологии HR-специалистов есть ещё одно понятие — «утечка талантов», то есть перспективных кандидатов. Оно обозначает скрытые издержки бизнеса, вызванные задержками («бутылочными горлышками», от английского bottle-neck – образного выражения, означающего узкое место, вызывающее затруднение движения или создающее «пробку») в процессе подбора персонала, а также непоследовательным и не систематизированным принятием решений о найме.

Утечка талантов — это как дыра в бюджете, в которую безвозвратно утекают средства компании, и которая в конечном итоге существенно повышает стоимость каждого нового сотрудника. При анализе утечки талантов мы должны учесть и снижение производительности, и возникающее напряжение в рабочем коллективе из-за необходимости закрывать насущную потребность, для чего и создаётся вакансия, «внутренними резервами». И то, и другое связано с потерей доходов в текущем моменте и в перспективе. Если подбор необходимого сотрудника слишком затянется, то уже имеющиеся в штате ценные сотрудники могут выгореть.

Представим себе ситуацию: компании срочно нужен менеджер по продажам. Процесс подбора нужного кандидата затягивается из-за тех самых «узких мест», потом к тому же происходит «неудачный найм» и новый сотрудник увольняется, не проработав и года. Предположим, что комиссию в размере годовой оплаты его труда кадровому агентству выплачивать не нужно. Всё равно, компания несёт затраты, которые не отражаются в отчете о затратах на подбор персонала, но они могут оказать гораздо большее влияние на бизнес компании.

Цена утечки талантов

Цену, которую «платит» бизнес за утечку перспективны кандидатов можно разделить на три взаимосвязанных вида:

• Цена содержания незакрытой вакансии
• Цена неудачного найма и потерь, связанных с увольнением нового сотрудника
• Цена промедления и необходимости повторения процесса найма

В совокупности это объясняет, почему стоимость найма может хорошо выглядеть на бумаге, в то время как процесс найма по-прежнему вызывает серьезные затруднения в бизнесе.

Цена незакрытых вакансий

Это цена, которую приходится платить за то, что в тот период, пока вакансия не закрыта, компания теряет в производительности, на задержках в рабочем процессе и повышенной нагрузке на имеющихся сотрудников. Это особенно заметно на должностях, связанных с получением прибыли или критически важных для операционной деятельности.

Можно представить это в цифрах: Если есть 5 вакансий, каждая из которых, по расчёту старшего экономиста компании, должна приносить, условно, 50 000 рублей ежедневно, и они остаются незакрытыми в течение 60 дней, то упущенная выгода составляет порядка 15 000 000 рублей.

Конечно, такой расчёт упущенной выгоды весьма груб, но уже он позволяет составить примерное впечатление о цене незакрытых вовремя вакансий.

Цена неудачного найма и увольнений

Эту цену бизнесу приходится платить, когда увольняется ценный сотрудник и ему приходится искать замену, а также когда нанятый сотрудник не справляется с возложенными на него обязанностями. Выразить это в цифрах несколько сложнее, так как тут много специфических показателей и всё зависит от типа должности, сегмента рынка и источников поиска.

По разным оценкам, в предыдущие годы замена руководителей высших звеньев могла обходиться в 200% их годового оклада, на технических должностях цена составляла порядка 80%, а для рядовых сотрудников — 40% от годового оклада. Но это самый приблизительные подсчёты, без учёта потерь в качестве человеческого капитала, командного духа и т. п.

Цена медлительности и повторения процесса

Медленный процесс найма, как правило, подразумевает слишком много ручной работы и служебной переписки. В результате кандидаты «отваливаются», а время закрытия вакансии увеличивается. К тому же накапливаются ошибки, которые бывает трудно заметить без помощи внешнего консультанта.

При этом даже небольшое на первый взгляд сокращение времени рутинной работы, достигаемое за счёт автоматизации, может существенно повлиять на ускорение всего процесса. Но тут следует понимать, что скорость важна, но не сама по себе. Более быстрые решения помогают только в том случае, если они еще и более качественные.

Повторимся: простая формула стоимости найма показывает затраты, но не учитывает все эти дополнительные потери. Для наиболее полного представления следует совместить стоимость найма и цену утечки.

Вычисление стоимости найма показывает, сколько вы тратите на получение новых сотрудников. Учёт утечек показывает, во сколько вам обходятся задержки, несогласованность действий и некачественные решения. Если вы добиваетесь низкой стоимости найма, но при этом у вас высокая цена затрат на содержание открытых вакансий и потеря ценных сотрудников — едва ли это можно назвать большим достижением.

Чтобы добиться реальных результатов, нужно перейти от одного показателя к комплексному анализу эффективности найма. Когда утечки не отслеживаются и эти проблемы не решаются, то возникает то, что иногда называют «ценой бездействия». Это совокупное финансовое бремя, возникающее из-за некого рабочего процесса, который формально выполняется, но не приносит должного результата. Кадровый консалтинг Департамента Ф53 поможет не только грамотно проанализировать ваши кадровые процессы, но и выработать эффективные комплексные решения, необходимые именно в вашей ситуации.