Таймбоксинг. Когда время работы важнее конечного результата?

Работа с жёстким ограничением по времени может быть очень удобным инструментом организации труда. Вернее, это специальная тактика, о которой мы расскажем в этой статье.

В предыдущих статьях мы упомянули, что рациональная оценка продуктивности труда должна строиться не на продолжительности времени, затраченного на работу, а на результатах деятельности, направленной на достижение определённой цели. Однако такой подход нельзя назвать полностью универсальным.

В ряде случаев фактор времени может быть важнее достижения некого конечного результата. Самый типичный случай — когда в ежедневнике висит большой список задач, и мы решаем делать их «по списку». Берёмся за первый пункт и выполняем его до того моменты, когда с чувством облегчения сможем вычеркнуть его из списка дел. Однако при таком подходе вполне может произойти, что какие-то важные дела так и не удастся вычеркнуть. Их придётся перенести на следующий день или ещё дальше — просто потому, что на них не хватило времени.

Проблема тут не только в недостаточно чёткой приоритезации задач. Давайте представим такую типичную ситуацию: перед началом рабочего дня вы решаете привести в порядок рабочий стол, своё рабочее пространство. Если вы поставите это в качестве задачи, которую надо выполнить полностью до того, как перейти к следующей, то уборка в кабинете может затянуться на несколько часов и отнять у вас множество сил — в зависимости, конечно, от степени вашего педантизма. Но разве вы собирались тратить этот день на уборку в офисе?

Распределение времени по блокам

Именно в таких случаях, когда у нас есть ряд задач, и чтобы приступить к какой-то важной работе, надо предварительно сделать что-то ещё, нам поможет тактическое решение, где на первое место ставится время работы, а не её максимальная результативность.

В английском языке для этого используется удобный термин timeboxing. Это слово — типичная для английского языка игра слов и смыслов, а также способ превращения существительного в глагол. Слово box обычно означает коробку, но изначальное его значение — ящик конторского стола. В давние времена конторские и письменные столы делались со множеством разных выдвижных ящиков. Раскладывание разных вещей по своим ящикам — это и есть boxing. Ничего спортивного, просто наведение порядка.

Соответственно, выражение time-boxing означает нечто вроде «раскладки времени по ячейкам». В русском языке очень трудно найти подходящее выражение. Зато у нас есть устойчивое представление о делении чего либо на блоки, и такое деление вполне органично вписывается в организацию рабочего времени. Достаточно вспомнить, как часто мы слышали на различных конференциях или форумах упоминание блоков в программе выступлений.

Вот, точно так же, как выделенный на какую-то тему блок должен длиться назначенное ему время, и неважно, успеют участники обсудить все вопросы или нет. Ровно ту же самую функцию мы выполняем, применяя метод ограничения времени по блокам при организации рабочего времени. То есть, если для перехода к важной работе нам предварительно нужно навести порядок на рабочем столе, мы выделяем для этого свой блок — например, 15 минут — и стараемся сделать за этот промежуток времени некий разумный максимум, но не «перетрудиться», так как у нас есть ещё и другие задачи.

Временные блоки должны быть жёсткими

Как объясняет в своей небольшой, но очень информативной статье Джоанна Ротман (Johanna Rothman), «таймбокс» — это установленный период работы, по истечении которого вы объявляете, что работа выполнена. Этот подход похож на принцип письменного экзамена, где в конце преподаватель говорит «всё, положили ручки, сдаём листочки!». Это значит, что по истечении положенного времени работа считается выполненной и принимается «как есть».

Почему это эффективно? На первый взгляд может показаться, что эта стратегия — хитрый способ «увернуться» от работы, которую вы не хотите выполнять. Установив строгие временные рамки, вы как бы разрешаете себе работать «наскоро». Сделать побыстрее нечто скучное, чтобы заняться чем-то более интересным.

Однако это не так. Таймбоксинг — это тактика, которая помогает сохранять концентрацию и добиваться значимого прогресса, фокусируясь на времени выполнения задачи, а не на её конечном результате. Во многом это связано с психологическим принципом, известным как закон Паркинсона, который гласит, что «работа стремится охватить весь промежуток времени, выделенный для её выполнения».

Это значит, что если вы дадите себе неделю на выполнение двухчасовой задачи, то это не значит, что вы сделаете работу за пару часов и всё остальное время будете прохлаждаться. Если вы серьёзно относитесь к своей работе, то, с психологической точки зрения, задача как бы сама собой усложнится и станет более масштабной, чтобы заполнить всю эту неделю. Впрочем, ещё более вероятно, что «дополнительное время» будет потрачено не на дополнительную работу, а на стресс и напряжение из-за необходимости всё успеть.

Что это значит? Вернемся к примеру с уборкой рабочего места. Если вы не установили для этой работы свой «таймбокс», скорее всего, вы будете смотреть на весь этот беспорядок, испытывая некоторую подавленность предстоящим. Затем ещё потянете время, решив выпить чашку кофе, раз потом всё равно надо будет мыть посуду, забытую когда-то на рабочем столе.

Даже после того, как вы наконец убедите себя приступить к уборке, вы, скорее всего, не будете очень уж эффективны. Вы будете делать паузы, внезапно вчитываясь в какие-то старые бумаги, или отвлекаться на телефонные звонки, электронные письма или коллег.

Но что, если вы решите, что у вас есть всего 15 минут на то, чтобы навести порядок? Во-первых, так гораздо проще собраться и нет причины для поблажек. А во-вторых, у вас сразу же появляется довольно чёткий, хотя и не вполне продуманный план действий. Без особых раздумий вы определяете, с чего нужно начать и чем продолжить. Вы не думаете о том, чем должны закончить — вы знаете, что закончите уборку через 15 минут, а значит, за это время нужно сделать необходимый максимум. И, возможно, у вас даже останется минутка, чтобы «выдохнуть».

Польза таймбоксинга

У ограничения работы по времени есть вполне очевидная польза — оно создаёт ощущение срочности. Это заставляет нас более сосредоточенно заниматься тем, для чего выделено время. Повышенная сосредоточенность — это, пожалуй, главная польза таймбоксинга.

Удерживать сосредоточенность на чём-то одном чрезвычайно непросто. Мы это знаем сами по себе, но есть и научные данные, согласно которым среднестатистический человек, работая за компьютером, отвлекается каждые 40 секунд.

Умение долго удерживать сосредоточенность некоторые люди развивают годами. У кого-то к этому есть природная склонность, но в целом это навык, который вырабатывается с трудом. Однако сохранять сосредоточенность на каком-то занятии в течение небольшого отрезка времени — доступно практически каждому. В этом и состоит первая польза таймбоксинга.

К тому же, если мы разбиваем некий длительный процесс на отдельные, небольшие временные блоки, то у нас появляется ещё одна полезная возможность — периодически мы можем остановиться и оценить результаты или достигнутый прогресс.

Без таймбоксинга мы, как правило, заглядываем в ежедневник утром и лишь по окончании рабочего дня подводим баланс сделано/не сделано/отложено и т. п. Это нормально. Большинство из нас не задумывается о своей продуктивности в течение рабочего дня — ведь работа ещё не закончена. А потом мы просматриваем списки дел и расстраиваемся из-за того, сколько всего осталось невыполненным.

Метод таймбокса даёт возможность оценить свою работу на небольшом отрезке. Довольна ли мы результатом? Даже если нет, то всё равно не зря потратили время. Мы можем что-то улучшить. Если довольны, то мы можем понять, что именно дало этот успех и применить это в других задачах.

Третья польза в том, что мы таким образом можем снизить напряжение от ощущения объёмности работы. Вспомните, когда вам в последний раз приходилось браться за масштабный проект, например, подготовить все слайды и заметки для предстоящей презентации. Оценивая всю предстоящую работу, мы можем ощутить некоторый страх. Перед нами огромный объём работы. Порой это подавляет и нам трудно сделать первый шаг в правильном направлении.

Таймбоксинг — это тактика, в которой мы разбиваем работу на блоки по времени, а не по этапам и отдельным задачам. Вернее, мы можем выделить какие-то отдельные задачи или этапы работы, но цель разбивки — установить временные блоки для выполнения работы.

Даже если мы применяем эту тактику к продолжительной работе над какой-то одной задачей, таймбоксинг может служить своего рода аналогом метода «помидорки» (назван так по ассоциации с популярным механическим кухонным таймером в виде пластмассового помидора).

Такая разбивка работы по времени служит хорошим средством снижения внутреннего напряжения (психологического сопротивления) перед лицом масштабной работы. Сделать себе установку «я буду работать над этим, пока всё не закончу» требует от нас почти героической решимости. Гораздо легче сказать себе: поработаю над этим 45 минут и сделаю перерыв.

Всё вышесказанное, казалось бы, относится к мастерству управления собственным временем. Однако этот метод вполне применим и в работе руководителя с подчинёнными. В обобщённом виде мы уже давали представление об этом вот в этой статье.