Три типичные проблемы управления рабочим временем

Умение управлять своим временем, эффективно распределяя его на решение различных задач — навык, важный как для руководителей, так и для квалифицированных специалистов. И тем, и другим необходим чёткий график собственной работы, а руководителям к тому же нужно управлять рабочими графиками своих сотрудников.

Однако именно само управление временем часто оказывается самой сложной рабочей задачей. Наверное, нет ни одного руководителя среднего и, тем более, высшего звена, который бы не жаловался так или иначе на нехватку времени. Кому-то не хватает времени на выполнение всех задач, кому-то на общение с семьёй, кому просто на то, чтобы выспаться.

В этой статье мы расскажем о трёх типичных проблемах, из-за которых ломается любой план управления рабочим временем — в первую очередь, своим собственным и, как следствие, временем работы сотрудников.

Как показало довольно большое исследование, опубликованное «Ведомостями», почти 40% россиян регулярно работают сверхурочно. В основном на переработки у людей уходит от 2 до 5 часов в неделю, но 11% сверхурочников тратят на это аж до 20 часов и больше. При этом большая часть из них призналась, что не получает никакой компенсации. А почему? Да потому, что если сотрудник задерживается на работе по собственной инициативе, то официально это не считается переработкой. Что же это тогда?

Нередко люди задерживаются на работе, чтобы сделать то, за что можно получить дополнительные деньги или какие-то бонусы. Однако гораздо чаще это связано с тем, что человек просто не успевает сделать всё, что требуется, в урочное время и поэтому вынужден работать неурочно и, соответственно, бесплатно. То есть, это — признак наличия проблем в организации рабочего времени.

Далее мы рассмотрим три типичных варианта появления таких проблем. Первый из них носит довольно явную психологическую подоплёку.

Проблема активной прокрастинации

Активная прокрастинация — хотя этот термин звучит несколько непривычно, само это явление хорошо нам знакомо. По своей сути это псевдоактивность, мелочная занятость, скрывающая нежелание заниматься основными задачами.

Человек вроде бы занят кучей всяких дел, но при этом основные, приоритетные задачи не выполняются. Знакомая ситуация, не правда ли? Если такая ситуация повторяется вновь и вновь, то мы имеем наглядный пример активной прокрастинации.

Активная прокрастинация — типичный признак СДВГ у взрослых людей. Напомним, что в России СДВГ у взрослых официально не признаётся заболеванием и на рассматривается как реальная медицинская проблема. Но поскольку эта тема стала очень популярной, то мы уделим ей внимание в этой статье.

Следует сразу же сказать, что при СДВГ активная прокрастинация — это именно симптом. Человек просто не может отделить важное в долгосрочной перспективе от срочного в сиюминутной потребности. Будучи неспособным сосредоточиться на главной задаче, выстроить чёткие приоритеты работы, человек хватается то за одно, то за другое, в результате у него много дел и ни одно не делается системно. Это — реальная психологическая проблема, для решения которой нужна помощь специалиста.

Однако нередко активная прокрастинация обусловлена не психоневрологическим расстройством, а имеет более простые, эмоциональные причины. Выявить и проработать эти причины человек может без профессиональной помощи и медикаментов. Потому что в основе такого поведения — эмоциональный дискомфорт и стремление избежать неприятных переживаний.

Признав наличие активной прокрастинации в своём поведении или в поведении сотрудника, вы можете начать обращать внимание на то, какие задачи вызывают затруднения. Уловив этот мотив избегания выполнения определённых задач, следует обратить внимание на то, какие чувства и мысли тормозят их выполнение. Тревога? Скука? Перегруженность? Обида? Чем бы это ни было, главное — понять, что эмоция — это сигнал.

В проработке таких сигналов помогает психологический приём: если отмечать мысленно появление данной эмоции и дать ей своё название, то она удивительным образом теряет свою силу. Эмоции иррациональны — именно поэтому с ними так сложно справиться. Но как только мы подвергаем их рациональному анализу, оказывается, что мы способны ими управлять. А как только мы оказываемся способны управлять своими эмоциями, то и управление рабочим временем становится гораздо менее сложной задачей.

В частности, психологи-бихевиористы подсказывают: разбивка больших задач, вызывающих эмоциональное содрогание, на мелкие действия, существенно снижает уровень эмоционального напряжения.

Вторая проблема также связана с рациональным подходом. Но её можно охарактеризовать скорее как плохую привычку.

Проблема импульсивных изменений

При принятии решений о перераспределении рабочего времени мы часто хотим всё сделать как можно быстрее. Сейчас всё плохо, поэтому срочно всё меняем! Именно в этом и состоит ошибка импульсивных решений.

Распределение рабочего времени — такая же аналитическая и рациональная задача, как распределение бюджета или составление меню банкета. Прежде чем что-то менять, нужно хорошо себе представлять, что у нас уже имеется и чего не хватает. В тайм-менеджменте это достигается методом тайм-трекинга, то есть отслеживания временных затрат на выполнение различных задач и работ.

Чтобы внести рациональные изменения в график работы, которые повысят её эффективность, следует предварительно собрать фактические данные о том, как вы используете рабочее время. Требуется провести реальные замеры — буквально «отследить временные затраты по конкретным задачам». Это и есть суть тайм-трекинга.

Более того, для действительно эффективного перераспределения времени мало провести один замер. Правильнее всего вести трекинг временных затрат в течение недели. Так вы получите достаточно объёмные данные, чтобы вывести средние и крайние показатели. Кроме того, именно системно собранные данные позволят вам реально увидеть те резервы времени, что растрачиваются попусту и могут быть оптимизированы.

Только так вы сможете принимать рационально обоснованные, а не импульсивные решения, а с методологией реализации такого подхода вам помогут наши специалисты.

Третья проблема также связана с недостаточным пониманием объёма собственных ресурсов, а именно — условий своей продуктивности.

Проблема защиты продуктивности

Пожалуй, это наименее сложная из всех трёх проблем, решение которой зиждется на осознанности и самоконтроле. Большинство из нас знакомы с теорией циркадных ритмов организма. В разговорной речи это обычно выражается в том, что кто-то называет себя жаворонком, кто-то совой, а кто-то даже не стесняется назваться голубем.

Хотя строгих научных данных, подтверждающих, что такие константы действительно характерны для человеческой психики, учёные всё же не отрицают влияния циркадных ритмов на физическую и интеллектуальную активность. Но и без мнений учёных вполне наглядно можно убедиться, что в какое-то время суток вы обычно лучше справляетесь с определёнными делами.

Определив и зная это время индивидуальной максимальной продуктивности, его нужно «защитить» от помех. Если вы знаете, в какие часы вам легче всего сосредотачиваться над кропотливой работой, значит в эти часы ничто не должно вас от этого отвлекать. Кто-то из остроумных психологов назвал это «тайм-менеджментом Шерлока Холмса»: ваша задача — определить, когда вы работаете лучше всего, и планировать самые важные дела на часы максимальной продуктивности. Все остальное может подождать.

Но что делать, если часы вашей максимальной продуктивности не совпадают с рабочим графиком коллектива? Если ваш руководитель или коллеги планируют какие-то совещания на то время, которое вам нужно для индивидуальной работы?

Вот это действительно проблема — но уже не тайм-менеджмента, а умения коммуницировать с коллегами, договариваться с начальником или манипулировать им, проявлять умеренную жёсткость или принципиальную гибкость — в общем, применения различных способов защиты своей продуктивности. Это не всегда удаётся, но стоит стремиться хотя бы к частичной защите.

И, напоследок, ещё одна подсказка от психологов-бихевиористов о том, как защищать свою продуктивность, но уже не от других, а от самого себя. У всякого занятого человека есть деловой ежедневник, в который сыпятся разные задачи. Часто встречающая проблема таких ежедневников состоит в том, что эти записи служат напоминаниями о том, чтó нужно сделать, но не задают чётких ограничений по времени выполнения этого дела.

Решение — метод часовых блоков, который позволяет структурировать рабочий процесс, распределяя задачи по специально выделенным часам. Вместо того чтобы написать «9:00, работа над отчётом», вы пишете «9–11 утра: отчёт, не отвлекаться». И к этим двум часам вы относитесь точно так же, как к важному совещанию или переговорам с партнёром.

Таковы всего лишь три, но зато наиболее распространённые проблемы в управлении рабочим временем. А вот из этой статьи вы узнаете, что такое эджайл и как вести планирование работы в этом режиме.